Rechtssicher durch die Mitarbeiterentsendung ins Ausland: Praxishandbuch 2025
- Julia-Sophie Ezinger
- 22. März
- 7 Min. Lesezeit
Die Mitarbeiterentsendung ins Ausland unterliegt seit der Überarbeitung der EU-Entsenderichtlinie im Jahr 2018 strengeren Regularien als je zuvor. Unternehmen müssen heute nicht nur die Mindestlöhne und Arbeitsbedingungen des Gastlandes garantieren, sondern bei längerfristigen Entsendungen über 12 Monate auch sämtliche dort geltenden Arbeitsbedingungen sicherstellen.
Die Komplexität der Entsendung von Mitarbeitern ins Ausland zeigt sich besonders im Bereich der Sozialversicherung. Während im Sozialversicherungsrecht bereits jede Dienstreise als Entsendung gilt, erkennt das Steuerrecht eine Entsendung erst nach drei Monaten an. Darüber hinaus können Mitarbeiter maximal 24 Monate im Sozialversicherungssystem ihres Heimatlandes verbleiben.
Die rechtssichere Gestaltung von Auslandsentsendungen erfordert daher ein systematisches Management aller relevanten Prozesse. Dieser praxisorientierte Leitfaden beleuchtet die wichtigsten Aspekte der Mitarbeiterentsendung für das Jahr 2025 - von der strategischen Planung über die DVKA-Richtlinien bis hin zur digitalen Transformation des Entsendungsmanagements.
Strategische Planung von Auslandsentsendungen im Jahr 2025
Die erfolgreiche Planung von Auslandsentsendungen erfordert im Jahr 2025 einen systematischen Ansatz. Angesichts der zunehmenden Komplexität internationaler Mitarbeitereinsätze durch neue Regularien, Meldepflichten und Compliance-Anforderungen müssen Unternehmen ihre Entsendungsprozesse neu strukturieren. Eine vorausschauende Strategie bildet dabei das Fundament für eine rechtssichere Mitarbeiterentsendung ins Ausland.
Frühzeitige Risikoanalyse für verschiedene Entsendeszenarien
Eine sorgfältige Risikoanalyse vor der Entsendung ist unverzichtbar geworden. Die Fürsorgepflicht des Arbeitgebers gemäß § 618 BGB verlangt die Einrichtung eines umfassenden "Travel-Risk-Management" [1]. Der seit kurzem eingeführte ISO-Standard 31030 bietet einen strukturierten Rahmen für die Prävention vor gesundheitlichen und sicherheitsrelevanten Risiken bei Auslandseinsätzen [1].
Zu den wesentlichen Aspekten einer professionellen Risikoanalyse gehören:
Politische Sicherheit: Bewertung der Stabilität des Ziellandes und möglicher Unruhen
Gesundheitsrisiken: Evaluation von endemischen Krankheiten und medizinischer Versorgung
Klimatische Bedingungen: Einschätzung extremer Wetterereignisse und Naturkatastrophen
Rechtliche Fallstricke: Analyse von Registrierungspflichten und lokalen Arbeitsbedingungen
Die frühzeitige Risikoermittlung beeinflusst wesentlich die Entscheidung zur Durchführung, Modifikation oder Absage einer Auslandsreise [2]. Darüber hinaus legt sie den Umfang der notwendigen Reisevorbereitungen fest, von Sicherheitstrainings bis hin zur Entwicklung von Notfallplänen.
Die digitale Lösung von rhome unterstützt Unternehmen bei diesem komplexen Prozess durch automatisierte Risikoanalysen und Echtzeit-Überwachung der Sicherheitssituation in den Zielländern.
Kostenplanung und Budgetierung internationaler Einsätze
Die finanzielle Dimension von Auslandsentsendungen gewinnt angesichts der reformierten EU-Entsenderichtlinie zunehmend an Bedeutung. Nach der aktuellen Rechtslage müssen entsandte Mitarbeiter den gleichen Entlohnungsvorschriften und Arbeitsbedingungen wie einheimische Arbeitnehmer unterliegen [3]. Folglich müssen Unternehmen bei der Budgetplanung alle Entgeltbestandteile – einschließlich Sonderzahlungen wie Weihnachtsgeld – berücksichtigen.
Bei der Kostenplanung internationaler Einsätze zeigt sich ein Trend weg von starren Entsendungsrichtlinien hin zu flexibleren Modellen [4]. Allerdings sind sogenannte Cafeteria-Ansätze, bei denen Entsandte ein zugeteiltes Budget frei verwenden können, kritisch zu sehen [4]. Vielmehr sollten die Angebote stärker an individuellen Bedürfnissen ausgerichtet werden.
Typische Kostenfaktoren bei einer Entsendung umfassen Kaufkraftausgleich, Auslandszulage, Mietzuschuss, Dienstwagen, Schulgebühren, Umzugskosten, Sprachunterricht und Kulturtraining [5]. Zusätzlich sollten Unternehmen Steuerausgleichsprogramme in ihre Entsendungspolitik integrieren, was insbesondere bei größeren Unternehmen bereits Standard ist [5].
Die modularisierte Budgetplanung von rhome ermöglicht eine flexible Anpassung der Entsendungskosten an verschiedene Szenarien und individuelle Bedürfnisse, während gleichzeitig die Compliance-Anforderungen erfüllt werden.
Praktische Umsetzung der DVKA-Richtlinien bei Entsendungen
Seit Anfang 2025 setzen viele Unternehmen verstärkt auf die konsequente Umsetzung der DVKA-Vorgaben bei Entsendungen. Die korrekte Anwendung dieser Vorschriften ist entscheidend für eine rechtssichere Mitarbeiterentsendung ins Ausland. Wer die Anforderungen ignoriert, riskiert spürbare rechtliche und finanzielle Konsequenzen – von fehlender A1-Bescheinigung bis zu Nachforderungen bei der Sozialversicherung.
Beantragung und Verwaltung der A1-Bescheinigung
Die A1-Bescheinigung dient als Nachweis, dass entsandte Mitarbeiter während einer Tätigkeit im EU-Ausland weiterhin dem deutschen Sozialversicherungsrecht unterliegen.Seit dem 1. Januar 2025 ist das elektronische A1-Antrags- und Bescheinigungsverfahren für alle Personengruppen gesetzlich vorgeschrieben – darunter auch Beamte, Selbstständige, Grenzgänger sowie Personen mit Tätigkeiten in mehreren Mitgliedstaaten. Papieranträge sind seither nicht mehr zulässig. Der elektronische Antrag erfolgt entweder über ein zertifiziertes Entgeltabrechnungsprogramm über das SV-Meldeportal oder über rhome. Zuständig für die Antragsbearbeitung ist – je nach Versicherungsstatus – die jeweilige gesetzliche Krankenkasse oder die Deutsche Rentenversicherung.
Gesetzlich Krankenversicherte: Krankenkasse
Privat Krankenversicherte mit berufsständischer Versorgung: ABV
Privat Krankenversicherte ohne berufsständische Versorgung: Rentenversicherungsträger
Mehrfacherwerbstätige mit Wohnsitz in Deutschland: GKV-Spitzenverband (DVKA) [6]
Die digitale Lösung von rhome automatisiert diesen komplexen Beantragungsprozess und verwaltet alle erforderlichen Nachweise zentral in einem System.
Besonderheiten bei langfristigen Entsendungen über 24 Monate
Die maximale Gültigkeit einer A1-Bescheinigung bei Entsendungen in EU/EWR-Staaten, die Schweiz sowie Großbritannien beträgt 24 Monate [8]. Nach Ablauf dieser Frist unterliegen Mitarbeiter grundsätzlich dem Sozialversicherungsrecht des Gastlandes.
Allerdings besteht die Möglichkeit, bei Bedarf eine Verlängerung zu beantragen [9]. Dies ist jedoch keine Automatik und erfordert eine gegenseitige Vereinbarung zwischen dem entsendenden und dem aufnehmenden Land.
Sozialversicherungsrechtlich kann eine Entsendung bis zu 24 Monate dauern, während arbeitsrechtlich bereits nach 12 Monaten (in begründeten Fällen nach 18 Monaten) das Arbeitsrecht des Gastlandes zur Anwendung kommt [10]. Diese Divergenz birgt erhebliche Komplexität für Unternehmen.
Sonderfälle: Mehrfachentsendungen und Drittstaatsangehörige
Bei Mehrfachentsendungen gilt: Eine erneute Entsendung ist grundsätzlich möglich, sofern zwischen beiden Entsendungen ein Zeitraum von mehr als zwei Monaten liegt [11].
Unterbrechungen bis zu zwei Monaten, etwa durch Urlaub oder Krankheit, werden in die 24-Monatsfrist eingerechnet, ohne den Gesamtzeitraum zu verlängern [11].
Für in mehreren Mitgliedstaaten tätige Personen kann eine A1-Bescheinigung für bis zu fünf Jahre ausgestellt werden [12]. Der typische Fall sind etwa Fernfahrer oder Beschäftigte, die regelmäßig in anderen Mitgliedstaaten an Meetings teilnehmen [6].
Bei Drittstaatsangehörigen ist die Situation differenzierter. Eine Entsendung ist möglich, sofern sie sich rechtmäßig in einem EU-Mitgliedstaat aufhalten [9]. Allerdings gelten für Entsendungen in bestimmte Länder wie Dänemark, Liechtenstein, Island, Norwegen, die Schweiz und das Vereinigte Königreich besondere Regelungen [13].
Die modularisierte rhome-Plattform vereinfacht diese komplexen Prozesse durch automatisierte Prüfung aller relevanten Voraussetzungen und hilft so, kostspielige Compliance-Verstöße zu vermeiden.
Mitarbeiterschutz und -rechte während der Auslandsentsendung
Die rechtliche Absicherung von Mitarbeitern während ihrer Entsendung ins Ausland gewinnt für Unternehmen immer mehr an Bedeutung. Die Fürsorgepflicht des Arbeitgebers erstreckt sich dabei auf verschiedene Bereiche und erfordert sorgfältige Planung sowie konsequente Umsetzung.
Arbeits- und Beschäftigungsbedingungen im Gastland
Seit der Reform der EU-Entsenderichtlinie gilt der Grundsatz "gleicher Lohn für gleiche Arbeit am gleichen Ort". Unternehmen müssen entsandten Arbeitnehmern alle Entgeltbestandteile gewähren, die auch lokale Mitarbeiter erhalten. Dies umfasst nicht nur den Mindestlohn, sondern auch Sonderzahlungen wie Weihnachtsgeld. Darüber hinaus müssen weitere Mindeststandards eingehalten werden:
Höchstarbeitszeiten und Mindestruhezeiten
Bezahlter Mindestjahresurlaub
Sicherheit, Gesundheitsschutz und Hygiene am Arbeitsplatz
Schutzmaßnahmen für Schwangere, Kinder und Jugendliche
Nach 12 Monaten (in begründeten Fällen nach 18 Monaten) unterliegen entsandte Mitarbeiter vollständig dem Arbeitsrecht des Gastlandes. Die digitale Lösung von rhome hilft Unternehmen, diese komplexen Anforderungen systematisch zu erfassen und zu überwachen.
Gesundheitsschutz und Versicherungsleistungen
Die Installation eines umfassenden "Travel-Risk-Management" gemäß ISO-Standard 31030 ist Ausdruck der Fürsorgepflicht des Arbeitgebers. Hierzu gehören arbeitsschutzbezogene Gefährdungsbeurteilungen des Arbeitsplatzes im Ausland sowie Notfall- und Evakuierungspläne.
Im Bereich der Sozialversicherung bleiben entsandte Arbeitnehmer bei Einsätzen innerhalb der EU/EWR-Staaten sowie der Schweiz bis zu 24 Monate im deutschen System versichert. Für den Nachweis ist die A1-Bescheinigung unerlässlich. Bei Entsendungen in Länder mit Sozialversicherungsabkommen gelten spezifische Regelungen, während bei vertragslosen Ländern eine Doppelversicherungspflicht entstehen kann.
Die rhome-Plattform überwacht automatisch die Gültigkeitsdauer von Versicherungsschutz und notwendigen Bescheinigungen.
Rückkehrmanagement und Reintegration
Die Vorbereitung auf die Rückkehr sollte mehr als sechs Monate vor dem eigentlichen Rückkehrtermin beginnen. Unternehmen unterschätzen häufig die Herausforderungen der Reintegration. Der sogenannte "Rückkehrschock" kann ebenso intensiv sein wie der anfängliche Kulturschock im Gastland.
Effektive Wiedereingliederungsmaßnahmen umfassen:
Laufbahnplanung und frühzeitige Stellenklärung
Wiedereingliederungsseminare (idealerweise 3-6 Monate nach Rückkehr)
Mentorenprogramme zur Unterstützung im Stammhaus
Besondere Aufmerksamkeit erfordert auch die Unterstützung mitausgereister Partner und Familien, etwa bei der Jobsuche oder dem Schulwechsel der Kinder. Die rhome-Software bietet ein strukturiertes Rückkehrmanagement mit automatisierten Erinnerungen und Checklisten für alle Beteiligten.
Digitale Transformation des Entsendungsmanagements
Die zunehmende Komplexität der Mitarbeiterentsendung ins Ausland erfordert moderne digitale Lösungen. Zeitgemäßes Entsendungsmanagement nutzt Technologien, die administrative Aufwände reduzieren und gleichzeitig die Rechtssicherheit erhöhen.
Workflow-Automatisierung für komplexe Entsendeprozesse
Die Workflow-Automatisierung ermöglicht die autonome Verwaltung des Aufgaben- und Datenflusses in Übereinstimmung mit Geschäftsregeln und optimiert dadurch Prozesse bei internationalen Entsendungen. Durch die Automatisierung wiederkehrender Aufgaben werden manuelle Arbeiten reduziert, die Fehlerwahrscheinlichkeit minimiert und die betriebliche Effizienz gesteigert.
Die Europäische Kommission hat ein zentrales digitales Meldeportal vorgeschlagen, das die Verwaltungskosten bei der Entsendung deutlich verringern soll. Dieses Portal wird die für Meldungen benötigte Zeit durchschnittlich um 73% reduzieren [15]. Obwohl die Nutzung für EU-Länder freiwillig sein wird, bietet es erhebliche Vorteile für teilnehmende Staaten.
Die rhome-Plattform automatisiert komplexe Entsendungsprozesse wie A1-Anträge und Compliance-Prüfungen vollständig und fügt sich nahtlos in diese europäische Infrastruktur ein.
Datengestützte Entscheidungsfindung bei internationalen Einsätzen
Datengestützte Entscheidungsfindung nutzt Daten und Analysen anstelle von Intuition, um fundierte Entscheidungen zu treffen [16]. Allerdings vertrauen 67% der Unternehmen den Daten, auf die sie sich bei Entscheidungen stützen, nicht vollständig – ein Anstieg gegenüber 55% im Vorjahr [17].
Bei internationalen Entsendungen ermöglicht die datengestützte Herangehensweise:
Echtzeitanalysen von Risiken und Compliance-Anforderungen
Vorhersagen zu Kosten und Erfolgswahrscheinlichkeiten
Objektive Bewertung verschiedener Entsendeszenarien
Die rhome-Software bietet umfassende Datenanalysen für alle Aspekte des Entsendungsmanagements und unterstützt HR-Manager bei evidenzbasierten Entscheidungen.
Integration von HR-, Steuer- und Compliance-Systemen
Die Bedeutung eines angemessenen HR Compliance Management Systems (HR CMS) ist durch Gesetzgebung und Rechtsprechung massiv gestiegen. Besonders für die steuerlichen Aspekte der Mitarbeiterentsendung ist ein Tax Compliance Management System (TCMS) unverzichtbar, das ohne ein IT-System kaum umzusetzen ist [19].
Die Komplexität der Regelungen wird zusätzlich durch unterschiedliche nationale Vorschriften zur Vorlage von A1-Bescheinigungen erhöht [20]. Langfristig muss ein neues europäisches Entsendesystem mit klaren und unbürokratischen Regeln geschaffen werden, die EU-weit einheitlich umgesetzt werden [20].
Die rhome-Plattform integriert HR-, Steuer- und Compliance-Systeme in einer einzigen Lösung und ermöglicht dadurch eine konsistente Durchführung aller Entsendungsprozesse bei gleichzeitiger Einhaltung aller rechtlichen Vorgaben.
Schlussfolgerung
Zusammenfassend zeigt sich deutlich, dass die rechtssichere Gestaltung von Auslandsentsendungen im Jahr 2025 ein hochkomplexes Unterfangen darstellt. Die verschärften EU-Richtlinien, umfangreiche DVKA-Anforderungen sowie die gestiegenen Compliance-Vorgaben erfordern ein systematisches Management aller Entsendungsprozesse.
Darüber hinaus müssen Unternehmen die strategische Planung, Risikoanalyse und Budgetierung von Auslandseinsätzen sorgfältig durchführen. Der Mitarbeiterschutz und die Einhaltung der Arbeitsrechte im Gastland bleiben dabei zentrale Herausforderungen für Arbeitgeber.
Die zunehmende Komplexität macht deutlich: Entsendungsprozesse automatisieren mit rhome bietet Unternehmen die notwendige Unterstützung, um alle rechtlichen Anforderungen effizient zu erfüllen.
Schließlich ermöglicht die digitale Transformation des Entsendungsmanagements durch automatisierte Workflows, datengestützte Entscheidungsfindung und integrierte Systeme eine rechtssichere und effiziente Durchführung internationaler Mitarbeitereinsätze. Dementsprechend können sich Unternehmen auf ihre Kernaufgaben konzentrieren, während die technologische Lösung die komplexen administrativen Prozesse übernimmt.
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