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7 Tipps für rechtssicheres Mobiles Arbeiten im Ausland

Julia-Sophie Ezinger

Aktualisiert: 27. Jan.


Mobiles Arbeiten im Ausland in der Sonne

Mobiles Arbeiten im Ausland bringt viele rechtliche Herausforderungen mit sich.


Um Probleme wie Bußgelder, Doppelbesteuerung oder fehlenden Versicherungsschutz zu vermeiden, sind klare Maßnahmen notwendig. Hier sind die sieben wichtigsten Tipps:


  1. Arbeitsgenehmigungen und Visa prüfen: Stellen Sie sicher, dass die richtigen Visa oder Genehmigungen vorliegen, z. B. A1-Bescheinigung für EU-Bürger.

  2. Steuerliche Compliance sicherstellen: Aufenthaltszeiten dokumentieren und Doppelbesteuerungsabkommen nutzen.

  3. Lokale Arbeitsgesetze einhalten: Arbeitszeiten, Urlaubsansprüche und Vertragsregeln beachten.

  4. Versicherungsschutz anpassen: Kranken-, Unfall- und Sozialversicherungen prüfen und ergänzen.

  5. Datenschutz gewährleisten: DSGVO-konforme Tools und Sicherheitsmaßnahmen wie VPNs nutzen.

  6. Klare Remote-Work-Richtlinien erstellen: Arbeitszeiten, Kommunikation und Kostenerstattung regeln.

  7. Technologie nutzen: Plattformen wie rhome helfen bei Compliance und Dokumentation.


Tipp: Nutzen Sie digitale Tools, um Prozesse zu automatisieren und rechtliche Vorgaben effizient einzuhalten. Diese Schritte schützen vor Risiken und sorgen für eine reibungslose Remote-Arbeit im Ausland.


  1. Verstehen Sie Arbeitsgenehmigungen und Visa-Anforderungen


Visa- und Arbeitserlaubnisanforderungen im Überblick

Visumtyp

Merkmale

Besonderheiten

Hinweise

Arbeitsvisum

Erlaubt offizielle Arbeitstätigkeit

Längere Bearbeitungszeit

Erforderlich für Nicht-EU-Bürger

Digital Nomad Visum

Für ortsunabhängige Mitarbeiter

Nur in bestimmten Ländern verfügbar

Alternative zum Arbeitsvisum

Touristenvisum

Keine Arbeitserlaubnis

Nicht für Remote-Arbeit geeignet

Rechtliches Risiko

Diese Aufschlüsselung hilft dabei, die Einhaltung rechtlicher Vorgaben sicherzustellen, insbesondere im Zusammenhang mit arbeitsrechtlichen Anforderungen.


So beantragen Sie ein Arbeitsvisum


Für den Visumantrag benötigen Sie folgende Unterlagen:

  • Reisepass (mindestens 6 Monate gültig)

  • Arbeitsvertrag

  • Nachweis einer Krankenversicherung

  • Detaillierte Tätigkeitsbeschreibung


Planungstipps:

  • Die Bearbeitung des Antrags dauert in der Regel zwischen 4 und 12 Wochen.

  • Express-Optionen sind oft gegen zusätzliche Kosten verfügbar.

  • Stellen Sie den Antrag mindestens 3 Monate vor dem geplanten Reisebeginn.


Arbeitgeber können den Prozess aktiv unterstützen, indem sie:

  • Alle erforderlichen Unterlagen bereitstellen.

  • Bei der Antragstellung helfen.

  • Klare Vorgaben für Remote-Arbeit im Ausland kommunizieren.

  • Den Visa-Status der Mitarbeiter regelmäßig überprüfen.


Mobiles Arbeiten im Ausland – was gilt rechtlich und steuerlich?



2. Steuerliche Compliance für Remote Worker

Nach der Klärung von Visa-Fragen steht die steuerliche Compliance an nächster Stelle.


Steuerpflicht und Doppelbesteuerung verstehen

Wer im Ausland arbeitet, muss sich mit den Steuerpflichten auseinandersetzen. Ein wichtiger Faktor dabei: der Steuerwohnsitz.


Überblick über grundsätzliche steuerliche Risiken, die aber nochmal länderspezifischen Besonderheiten unterliegt

Aufenthaltsdauer

Steuerliche Konsequenzen und Maßnahmen

Weniger als 183 Tage

Steuerpflicht bleibt im Heimatland; Aufenthaltszeiten genau dokumentieren

Mehr als 183 Tage

Steuerpflicht im Gastland; steuerliche Anmeldung notwendig

Parallele Präsenz

Risiko der Doppelbesteuerung; Prüfung von Doppelbesteuerungsabkommen (DBA)

Um Doppelbesteuerung zu vermeiden, bieten viele Länder Doppelbesteuerungsabkommen (DBA) an. Diese regeln, welches Land in welchem Umfang Steuern erheben darf.


Praktische Tipps für die Steuerberichterstattung

Damit Remote-Arbeit im Ausland steuerlich korrekt abgewickelt wird, sollten folgende Schritte berücksichtigt werden:


  • Detaillierte Dokumentation: Führen Sie ein Logbuch über Ihre Aufenthaltszeiten im Ausland.

  • Fachliche Beratung: Ziehen Sie frühzeitig Steuerexperten hinzu, die sich mit internationalen Regelungen auskennen.

  • Einsatz digitaler Tools: Tools wie rhome können Prozesse vereinfachen, indem sie Aufenthaltszeiten automatisch erfassen, HR-Systeme integrieren und die Einhaltung von Compliance-Vorgaben in Echtzeit prüfen.


"Die korrekte steuerliche Handhabung von Remote-Arbeit im Ausland erfordert eine sorgfältige Planung und professionelle Unterstützung." [1]

Arbeitgeber sollten klare Richtlinien erstellen, um sicherzustellen, dass Remote-Mitarbeiter ihre Steuerpflichten erfüllen können. Dazu gehört auch, welche Unterstützung das Unternehmen bietet.


Diese Schritte sind entscheidend, um lokale Arbeitsgesetze einzuhalten, die im nächsten Abschnitt behandelt werden.


3. Lokale Arbeitsgesetze einhalten

Neben steuerlichen Vorgaben (siehe Tipp 2) ist es ebenso wichtig, die lokalen Arbeitsgesetze zu beachten. Dazu gehören Regelungen zu Arbeitszeiten, Urlaubsansprüchen und Vertragsgestaltung. Diese Aspekte sind entscheidend, um langfristig rechtlich auf der sicheren Seite zu bleiben.


Wichtige Bereiche der Arbeitsgesetze

Die EU-Richtlinie 2003/88/EG dient als übergeordneter Rahmen, den die einzelnen Länder individuell umsetzen.

Bereich

Wichtige Punkte

Maßnahmen zur Umsetzung

Arbeitszeit

Einhaltung täglicher/wöchentlicher Höchstarbeitszeiten

Arbeitszeiten dokumentieren und lokale Vorgaben beachten

Urlaubsanspruch

Mindestansprüche nach nationalem Recht

Urlaubsregelungen an die jeweiligen Standards anpassen

Arbeitsverträge

Vorgaben zur Vertragsgestaltung

Verträge rechtlich prüfen und gegebenenfalls anpassen

Sicherheit und soziale Standards

Ein weiterer zentraler Punkt sind Sicherheits- und Sozialstandards, die vor Ort eingehalten werden müssen:


  • Arbeitsschutz: Dazu gehören Arbeitsplatzbewertungen und die Einhaltung grundlegender Sicherheitsvorschriften.

  • Sozialleistungen: Klärung der Sozialversicherungspflichten im Gastland sowie Prüfung der lokalen Anforderungen.

  • Gesundheitsschutz: Regelmäßige Überprüfungen des Arbeitsplatzes und Bereitstellung notwendiger Schutzausrüstung.


Diese Regelungen sind nicht nur gesetzlich vorgeschrieben, sondern auch essenziell für ein sicheres und geregeltes Arbeitsumfeld. Damit schaffen Sie die Grundlage für den nächsten Schritt: die Absicherung durch geeignete Versicherungen (siehe Tipp 4).


4. Ausreichenden Versicherungsschutz sicherstellen

Remote-Mitarbeiter brauchen einen Versicherungsschutz, der sowohl gesetzliche Vorgaben als auch praktische Risiken abdeckt.


Kranken- und Unfallversicherungsschutz

Versicherungsart

Abdeckung

Wichtige Anforderungen

Krankenversicherung

Medizinische Versorgung, Notfälle

Internationale Gültigkeit, Evakuierungsservice

Unfallversicherung

Arbeitsunfälle, Berufskrankheiten

Länderübergreifender Schutz

Sozialversicherung

Gesetzliche Pflichtversicherungen

A1-Bescheinigung für EU-Länder

Diese Versicherungen ergänzen die Arbeitsschutzmaßnahmen, die bereits in Tipp 3 beschrieben wurden.


Zusätzliche Versicherungen für Remote-Worker

Neben den grundlegenden Versicherungen können weitere Policen sinnvoll sein:

  • Reiseversicherung: Deckt Risiken während Reisen ab, einschließlich medizinischer Notfälle.

  • Berufshaftpflichtversicherung: Sollte internationale Tätigkeiten absichern und mögliche Schadensfälle im Ausland abdecken.


Praktische Tipps:

  • Bestehende Policen prüfen: Überprüfen Sie, ob bestehende Versicherungen internationale Gültigkeit haben.

  • Anpassung an lokale Vorgaben: Stellen Sie sicher, dass der Versicherungsschutz den Anforderungen des jeweiligen Landes entspricht.

  • Digitale Verfügbarkeit: Versorgen Sie Mitarbeiter mit digitalen Kopien der Versicherungsdokumente und Notfallkontakten.


Ein klarer und umfassender Versicherungsschutz bildet die Grundlage für den nächsten Schritt: Datensicherheit und -schutz.


5. Datensicherheit und Datenschutz gewährleisten

Sichere Fernzugriffsprotokolle und Datenschutzvorschriften: Grundlage für Remote-Arbeit

Sicherheitsmaßnahme

Anwendung

Beispiel

VPN-Verbindung

Verschlüsselte Datenübertragung

Unternehmens-VPN-Lösungen

Multi-Faktor-Authentifizierung

Zusätzliche Zugangssicherung

YubiKey für Hardware-Token

Zero-Trust-Modell

Kontinuierliche Identitätsprüfung

Identity-Management-Systeme

Technische Maßnahmen wie diese müssen mit internationalen Datenschutzstandards abgestimmt sein.


Ein Verstoß gegen die DSGVO kann teuer werden: Strafen von bis zu 20 Millionen Euro oder 4 % des globalen Jahresumsatzes sind möglich [1].


Praktische Schritte zur Umsetzung:

  • Datenschutz-Folgenabschätzungen vor Beginn der Arbeit durchführen

  • DSGVO-konforme Tools für die Kommunikation einsetzen

  • Cloudspeicher nutzen, die den lokalen Vorschriften entsprechen


"Datensicherheit und Datenschutz sind keine reinen IT-Themen, sondern Geschäftsanforderungen, die einen umfassenden Ansatz erfordern." - Dr. Ann Cavoukian, ehemalige Datenschutzbeauftragte von Ontario [3]

Wichtige Sicherheitsrichtlinien:

  • Regelmäßige Sicherheitsaudits durchführen (siehe Tipp 3 zu Arbeitsgesetzen)

  • Klare BYOD-Richtlinien (Bring Your Own Device) aufstellen

  • Einen Incident-Response-Plan für Datenschutzvorfälle entwickeln

  • Mitarbeiter regelmäßig in Datensicherheitsfragen schulen


Zusätzlich sollten klare Richtlinien zur Datennutzung (siehe Tipp 6) festgelegt werden, um die technischen Maßnahmen sinnvoll zu ergänzen.


6. Klare Richtlinien für Remote-Work erstellen


Wichtige Bestandteile einer Remote-Work-Vereinbarung

Bestandteil

Beschreibung

Rechtliche Relevanz

Arbeitszeiten

Festlegung von Kernarbeitszeiten und Erreichbarkeit

Einhaltung der geltenden Arbeitszeitgesetze

Leistungsmessung

Definition von KPIs und Reporting-Strukturen

Transparente und nachvollziehbare Bewertung

Kommunikationsregeln

Vorgaben zu Meetings und Reaktionszeiten

Sicherstellung der Zusammenarbeit

Datenschutzrichtlinien

Umgang mit sensiblen Daten und IT-Sicherheit

Einhaltung dokumentierter Sicherheitsstandards

Die Vereinbarung sollte mehrsprachig verfasst werden, um Missverständnisse zwischen Arbeitgeber und Mitarbeiter zu vermeiden [1]. Sie muss lokale Arbeitszeitgesetze (siehe Tipp 3) sowie Datenschutzanforderungen (Tipp 5) berücksichtigen. Damit ergänzt sie die technischen Sicherheitsmaßnahmen aus Tipp 5 um rechtliche Klarheit.


Regelungen zur Kostenerstattung und Ausstattung


Welche Kosten werden übernommen?

  • Arbeitsmittel wie Laptop und Monitor

  • Kommunikationskosten (z. B. Internet)

  • Notwendige Reisen

  • Zusatzversicherungen


Die Abrechnung dieser Kosten sollte über ein geprüftes System erfolgen, das den Compliance-Anforderungen entspricht [2].


"Eine detaillierte Remote-Work-Policy reduziert nicht nur rechtliche Risiken, sondern steigert auch die Produktivität durch klare Erwartungshaltungen." [1]

Eskalationswege für Fragen und Probleme

Es empfiehlt sich, automatisierte Compliance-Checks (siehe Tipp 7) zu nutzen, um die Umsetzung zu erleichtern.


7. Technologie für Global Mobility Management nutzen


Mit klar definierten Richtlinien (siehe Tipp 6) wird der Einsatz von Technologie zur Umsetzung deutlich einfacher:


rhome die digitale Lösung für mobiles Arbeiten im Ausland


Vorteile von Global-Mobility-Plattformen

Das Management von globalem Remote-Work bringt zahlreiche Compliance-Herausforderungen mit sich. Plattformen wie rhome nehmen Unternehmen einen Großteil dieser Arbeit ab, indem sie Prozesse automatisieren und den Verwaltungsaufwand deutlich reduzieren.

Funktionsbereich

Automatisierte Lösung

Vorteile

Compliance-Monitoring

Echtzeit-Analytics

Sofortige Prüfung nach internationalen Vorgaben

Dokumentenverwaltung

Automatisierte A1-Bescheinigungen

Vermeidung von Steuer- und Sozialversicherungsproblemen

HR-Integration

Anbindung an HR-Systeme (HRIS)

Effiziente Datenverwaltung und Prozessoptimierung

Funktionen von rhome für Compliance


rhome bietet eine Vielzahl an Funktionen, die Unternehmen bei der Einhaltung gesetzlicher Vorgaben unterstützen. Dazu gehören:

  • Automatisierte A1-Bescheinigungen: Die Erstellung und Verwaltung von A1-Bescheinigungen wird vollständig automatisiert.

  • Echtzeit-Compliance-Überwachung: Permanente Kontrolle, ob internationale Vorschriften eingehalten werden.

  • Integration mit HR-Systemen: Eine reibungslose Verbindung zu bestehenden HR-Lösungen sorgt für eine zentrale Datenverwaltung.


"Die Nutzung von Technologie ist entscheidend für die Bewältigung der Komplexität globaler Mobilität und die Gewährleistung rechtlicher Compliance." - Dr. Philipp Raben, Experte für Arbeitsrecht [1]

Die Plattform reduziert Fehler bei der Einhaltung von Vorschriften um bis zu 70 % und bietet HR-Teams durch Self-Service-Optionen eine deutliche Entlastung.

Diese Technologien legen den Grundstein für eine zuverlässige und effiziente Compliance-Strategie.


Fazit: Rechtssichere Remote-Work im Ausland sicherstellen


Wichtige Maßnahmen im Überblick

Um Remote-Arbeit im Ausland rechtlich abzusichern, ist ein umfassender Ansatz notwendig. Diese sieben Schritte helfen dabei, die wichtigsten Punkte zu berücksichtigen:


  • Visabestimmungen prüfen: Sicherstellen, dass die rechtlichen Vorgaben des Ziellandes eingehalten werden.

  • Steuerpflichten klären: Risiken durch Doppelbesteuerung vermeiden.

  • Arbeitsgesetze beachten: Lokale Vorschriften wie Mindestlohn und Arbeitszeiten berücksichtigen.

  • Versicherungsschutz anpassen: Absicherung für Mitarbeiter im Ausland gewährleisten.

  • Datenschutz sicherstellen: Regelungen wie die DSGVO einhalten.

  • Remote-Richtlinien definieren: Klare Vorgaben für ortsunabhängiges Arbeiten schaffen.

  • Technologische Lösungen nutzen: Tools für die Verwaltung globaler Teams einsetzen.


Gerade der Einsatz moderner Technologien, wie im letzten Punkt erwähnt, kann die Umsetzung dieser Maßnahmen erheblich erleichtern.


Technologie als Schlüssel

Technologische Plattformen wie rhome sind mittlerweile unverzichtbar, um die Anforderungen an internationale Remote-Arbeit effizient zu meistern. Sie bieten zahlreiche Vorteile:


  • Einfache Verwaltung: Integrierte Plattformen erleichtern die Organisation globaler Teams.

  • Entlastung von HR-Abteilungen: Self-Service-Funktionen reduzieren den Administrationsaufwand erheblich.


Dr. Julia-Sophie Ezinger bringt es auf den Punkt:

"Die Nutzung spezialisierter Technologielösungen ist heute unverzichtbar für die rechtssichere Gestaltung internationaler Remote-Work. Digitale Tools wie rhome können den verbleibenden Verwaltungsaufwand deutlich minimieren."

Durch die Kombination von rechtlicher Expertise und digitalen Lösungen schaffen Unternehmen eine verlässliche Grundlage für die Einhaltung aller relevanten Vorschriften bei internationaler Remote-Arbeit.


FAQs


Was sollte eine Remote-Work-Policy für das Ausland beinhalten?

Eine Remote-Work-Policy sollte die wichtigsten Compliance-Bereiche aus diesem Leitfaden abdecken. Hier sind die zentralen Punkte:

Bereich

Wichtige Inhalte

Grundlegende Regelungen

- Kriterien für Remote-Arbeit im Ausland - Zeitliche Begrenzungen - Kommunikationsrichtlinien

Rechtliche Aspekte

- Anforderungen an Visa und Arbeitserlaubnis - Steuerliche Vorgaben - Lokale Arbeitsgesetze [z. B. A1-Formular in der EU]

Technik & Sicherheit

- IT-Sicherheitsrichtlinien - Standards für Arbeitsausrüstung

Verwaltungsprozesse

- Regelungen zur Kostenerstattung - Dokumentationsanforderungen

Diese Punkte ergänzen die ausführlichen Erläuterungen aus Tipp 3 (Arbeitsgesetze) und Tipp 6 (Richtlinien).


Wie können Arbeitgeber sicherstellen, dass lokale Arbeitsgesetze eingehalten werden?

Der Schlüssel liegt in einer Kombination aus rechtlicher Beratung, regelmäßigen Prüfungen der Vorschriften und gründlicher Dokumentation.

Wie in Tipp 7 erwähnt, können Plattformen wie rhome dabei unterstützen, den Überblick über rechtliche Anforderungen zu behalten und notwendige Anpassungen rechtzeitig umzusetzen [1][2].

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